Las ideas se materializan por medio de proyectos, pero los proyectos necesitan ser gestionados apropiadamente para cumplir sus objetivos de tiempo, calidad y presupuesto. Sin embargo, la forma tradicional en la que instituciones especializadas abordan este tema ha sido recientemente cuestionada por su manera extremadamente burocrática de control, sacrificando la creatividad y la flexibilidad.
Los métodos de administración de proyectos promovidos por el Project Management Institute trabajan utilizando más de 33 documentos que requieren de gran esfuerzo y atención para ser gestionados. Algunos expertos comentan que les ha tocado trabajar en proyectos en los que después de 6 meses se han producido 120 páginas de documentación sin haber construido absolutamente nada aún.
En los últimos años, las metodologías ágiles han surgido como una alternativa que promueve la idea de priorizar la acción sobre la documentación. Proponen dividir los proyectos en iteraciones de dos semanas llamadas Sprints. Durante este periodo, el equipo se enfoca en desarrollar una parte del proyecto al 100%, generando resultados medibles desde la primera iteración.
Hay cuatro rituales de comunicación que habilitan la implementación ágil de proyectos, los cuales fomentan la colaboración y la comunicación continua con los clientes y stakeholders. De igual forma, estos rituales permiten aprender rápidamente y ajustar los resultados para adaptarse ágilmente a las cambiantes necesidades de los clientes y a las volátiles condiciones del entorno.
Reuniones de priorización. En lugar de detallar todo el proyecto, los métodos ágiles proponen dividirlo en módulos independientes centrados en las necesidades del cliente. Estos módulos pueden ser probados y mejorados, permitiendo entregarlos al cliente antes de finalizar el proyecto completo.
Durante estas reuniones, se priorizan los módulos según su valor para el cliente y el tiempo estimado de desarrollo. Se evalúa el valor menos el esfuerzo, y el módulo con la puntuación más alta se trabaja en la siguiente iteración. Esto asegura que el cliente, el líder y el equipo estén alineados y enfocados en desarrollar lo más importante.
Reuniones en pie. otro de los aspectos interesantes de las metodologías ágiles es que, para construir un módulo en dos semanas, proponen dividir el trabajo en actividades que se puedan completar al 100% en uno o dos días. De esta manera, el líder puede identificar rápidamente si el progreso del proyecto está en riesgo debido a que un miembro del equipo necesita ayuda. Esto contrasta con los métodos tradicionales en los que los obstáculos no se detectan hasta que es demasiado tarde.
Estas reuniones duran solo 15 minutos, por eso se recomienda que sucedan de pie al inicio de la jornada de trabajo. Cada miembro del equipo informa brevemente sobre su progreso, los desafíos que enfrenta y cualquier ayuda que necesite. Si durante el día se identifica un obstáculo que impide alcanzar las metas establecidas, se prioriza la resolución inmediata del problema.
Revisión del módulo. Al finalizar el Sprint o iteración de trabajo de dos semanas, todos los involucrados se reúnen para examinar los resultados. Durante esta reunión, el equipo presenta el módulo desarrollado e invita a los participantes y/o clientes a probarlo. Luego, los participantes y/o el cliente brindan retroalimentación sobre si el módulo desarrollado cumple con los objetivos y expectativas establecidas.
En esta reunión también se identifican los aprendizajes adquiridos durante el sprint y se reflexiona sobre cómo las necesidades del cliente y/o el contexto han evolucionado desde el inicio del trabajo. Con base en estos aprendizajes, se calibra el alcance del proyecto y se realizan ajustes, agregando o eliminando módulos de trabajo, para adaptarse a las cambiantes necesidades y expectativas de los stakeholders.
Retrospectiva del equipo. Para que un proyecto avance de manera efectiva, es importante reflexionar no solo sobre el trabajo realizado, sino también sobre el proceso que el equipo está siguiendo para llevarlo a cabo, así como sobre los recursos y habilidades necesarios para cumplir con los objetivos establecidos.
En las reuniones, el equipo expresa sus percepciones y niveles de satisfacción con el proyecto. La técnica Glad, Sad, Mad se utiliza para obtener retroalimentación emocional, donde cada miembro comparte lo que le alegra, entristece y molesta en relación al proyecto, equipo y proceso de trabajo.
De esta manera, se completa un ciclo de trabajo y el equipo está preparado para iniciar la siguiente iteración. Se renueva el enfoque, se recalibra el alcance del proyecto y se asegura de que el resultado sea satisfactorio para todas las partes involucradas. Esto es una forma mucho más efectiva de trabajar en comparación con los métodos tradicionales, donde pasan meses antes de que el cliente reciba y evalúe los resultados, y se dedica mucho esfuerzo a la documentación en lugar de la acción.
Si quieres crear de forma ágil, controlando el riesgo y adaptándote de manera flexible a los cambios inesperados en el entorno, necesitas dejar de documentar excesivamente y enfocarte en la creatividad. Las metodologías ágiles permiten controlar tus proyectos al priorizar la acción y la comunicación por encima de la documentación.
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